AIはまだ早いと思っていた私が、今ではChatGPTを仕事に活用している話

以前、このブログでAIについて取り上げたことがありましが　その時は　AIという技術に大きな可能性を感じながらも、実際の仕事で本格的に活用するには、まだ少し早いのではないかと考えていました。

ところが、ここ最近でその考えが大きく変わりつつあります。

というのも、今では私自身がChatGPT・CODEXを日常業務に取り入れ、さまざまな仕事に活用するようになったからです。

今回は、実際にどのような仕事でAIを使っているのか、使ってみて感じたこと、そして今後の可能性について書いてみたいと思います。

AIは「調べるもの」から「一緒に仕事をするもの」へ

以前の私にとって、AIは何かを質問したり、情報を調べたりするための便利なツールという印象でした。

しかし、実際に使い続けているうちに、その認識が変わってきました。

今では、単に質問に答えてもらうだけではなく、資料の作成やデータの整理、文章の作成など、実際の業務を一緒に進める存在になっています。

特に驚いたのは、これまでExcelなどで手作業していた業務にも活用できるということです。

実際にChatGPTで行っている仕事

当社は乾電池や電材、日用雑貨などを取り扱う卸売会社です。

日々の業務では、取引先への商品提案や資料作成、メーカーへの発注など、多くの事務作業が発生します。

現在、こうした業務の一部にChatGPTを活用しています。

① Excelを使った資料の作成

日常業務では、Excelを使ってさまざまな資料を作成しています。

複数のデータを照合して必要な情報を整理したり、決められたフォーマットに情報を転記したりと、細かな作業が数多くあります。

こうした作業をAIに手伝ってもらうことで、これまで手作業で行っていたデータの整理や資料作成を効率化できるようになってきました。

また、既存のExcelフォーマットを活用しながら作業を進められることも、大きなメリットだと感じています。

② 複数の注文をまとめたメーカーへの発注業務

当社では、週初めに複数の取引先からいただいた注文を取りまとめ、メーカーへ発注する業務があります。

それぞれの注文内容を確認し、商品ごとに情報を整理したうえで、メーカー別の発注書を作成しています。

こうした作業にもAIを活用し、複数の注文データの整理や、指定したExcelフォーマットへの転記などを効率化する取り組みを進めています。

もちろん、商品の確認や発注数量の最終チェックなど、人間が確認すべき部分は残りますが、毎週繰り返し発生する業務だからこそ、AIを活用するメリットは大きいと感じています。

③ 商品提案書や営業資料の作成

取引先に商品を提案する際には、商品画像や特徴、マーケティング情報、価格などをまとめた資料が必要です。

こうした資料の作成にもAIを活用しています。

また、商談で使用するPowerPoint資料や、取引先へのメール文章など、さまざまな場面で利用するようになりました。

もちろん、AIはまだ完璧ではありません

ここまで書くと、AIを使えば何でも簡単にできるように思われるかもしれません。

しかし、実際にはそうではありません。

指示した内容と違う資料ができたり、Excelの書式が崩れたり、内容の確認が必要だったりすることもあります。

何度も修正を繰り返し、結局自分で直した方が早かったということもありました。

特に正確性が求められる仕事では、最終的な確認は必ず人間が行う必要があります。

AIに任せる部分と、人間が判断する部分。

この使い分けが非常に重要だと感じています。

AIを使うことで、仕事の進め方そのものが変わる

AIを使い始めて感じるのは、単純に作業時間を短縮できるということだけではありません。

これまで自分で一から作成していた資料も、まずAIにたたき台を作ってもらい、それを確認・修正するという進め方ができるようになりました。

つまり、仕事の進め方そのものが変わってきているのです。

もちろん、AIへの指示の出し方にも工夫が必要です。

一度で思いどおりの結果が出るとは限りませんが、何度もやり取りを重ねることで、少しずつ実務に使える形へと近づいていきます。

今後は、さらに多くの業務でAIを活用したい

現在は主に資料作成やデータ処理を中心に利用していますが、今後はさらに活用の幅を広げていきたいと考えています。

例えば、商品情報の整理、取引先ごとの販売実績の分析、売場提案、新商品の情報収集などです。

また、定期的に発生する業務については、毎回細かく指示を出さなくても、一定のルールに従って作業を進められる仕組みができればと考えています。

人手や時間に限りのある中小企業にとって、こうした技術は大きな可能性を持っていると思います。

ただし、取引先の情報などを扱う以上、情報管理にも十分注意しなければなりません。

便利だから何でもAIに任せるのではなく、安全性や正確性を確認しながら活用していくことが大切です。

最後に — AIはまだ早い、ではなく、まず使ってみる時代へ

以前は、AIを仕事に取り入れるのはまだ早いのではないかと考えていました。

しかし、実際に使ってみると、その可能性の大きさを感じています。

もちろん、現時点では人間の確認や判断が必要な場面も多く、すべての仕事を任せられるわけではありません。

それでも、少し前までできなかったことが、今では当たり前のようにできるようになりつつあります。

今後、AIがどこまで進化し、私たちの仕事をどのように変えていくのか、とても楽しみです。

大企業だけでなく、私たちのような中小企業にとっても、AIは身近な存在になっていくのではないでしょうか。

これからも実際に使いながら、試行錯誤を重ねていきたいと思います。

そして、AIによって生まれた時間を、取引先との商談や商品提案など、より人間が力を発揮できる仕事に使っていければと考えています。

株式会社飯島